Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten seit November des Jahres 2010. Zum 31.12.2016 läuft nun die Übergangsfrist aus. Damit sind alle Unternehmen ab 1.1.2017 endgültig verpflichtet, steuerlich relevante elektronische Daten und Dokumente unveränderbar und vollständig aufzubewahren. Viele Wirtschaftsprüfer gehen davon aus, dass der Gesetzgeber bei Verstößen mit empfindlichen Strafen reagieren wird.
Archivierung von Dokumenten und E-Mails: Was sind die Kriterien?
Der Kriterienkatalog für die Archivierung steuerrelevanter Dokumente und E-Mails ist umfangreich. Prinzipiell müssen archivierte Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen folgendes sein:
- vollständig
- unveränderbar
- jederzeit verfügbar
- sofort lesbar
- maschinell auswertbar
Die dabei verwendete Software muss Sicherungen, automatische Protokollierungs-Möglichkeiten und Zugriffsbegrenzungen enthalten. Eine einfache Ablage von Daten in einem Dateisystem reicht nicht aus. Um alle Vorgaben sicher zu erfüllen, bietet sich die Verwendung eines hochwertigen Archivierungs-Systems an.
Mailstore-Server von Securepoint: revisionssicher und komfortabel
Wer auf den letzten Drücker nach einer zuverlässigen Möglichkeit zur gesetzeskonformen Archivierung sucht, wird beispielsweise bei Securepoint fündig. Die Archivierung mittels UMA erfolgt hier revisionssicher und automatisch. Die Vorgaben der GoBD werden garantiert eingehalten. Zudem erfüllt das System auch HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125, den höchsten deutschen Standard. Eine wichtige Funktion des Systems ist dabei das automatisierte Erstellen von Zeitstempeln für eine manipulationssichere Aufbewahrung.
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